Dépenses en comptabilité - Définition, types et exemples (2024)

« Attention aux petites dépenses. Une petite fuite coulera un grand navire. - Benjamin Franklin

C'est précisément ce qui vous inquiète, vous amenant ici à cet article, dans l'espoir d'avoir une compréhension complète des dépenses en comptabilité. Alors que les dépenses en comptabilité semblent être un sujet très complexe, c'est un sujet très important à cela.

En effet, sans que vous compreniez vos dépenses, le fonctionnement de votre entreprise resterait incomplet. En effet, sans engager de dépenses, vous ne seriez pas en mesure de générerrevenude votre entreprise.

Certaines des dépenses les plus courantes sont :

• Baux d'usine
• Paiement aux fournisseurs
• Salaires aux employés
• Équipementdépréciation

Et ainsi de suite. Tous ces coûts et bien d'autres sont encourus par votre entreprise non seulement pouraugmenter les ventes, résoudreles points faibles des clients, augmenterfidélisation de la clientèle, gagne plusbénéfices brutset mêmebénéfices netsmais aussi pour augmenter les revenus tirés des activités de votre entreprise.

De plus, avoir une compréhension complète de vos dépenses vous aidera également à identifier toutes les dépenses que vous pouvez déduire, réduisant ainsi leur revenu imposable et par la suite leur assujettissem*nt à l'impôt.

Les dépenses en comptabilité sont donc une partie très importante du fonctionnement de votre entreprise. Cet article vise à devenir votre guide pour comprendre les dépenses en comptabilité. Les sujets qui sont abordés sont :

• Que sont les dépenses en comptabilité ?
• Différencier les dépenses et les dépenses
• Coût vs dépenses en comptabilité
• Types de dépenses en comptabilité
• Comment les dépenses sont-elles enregistrées en comptabilité ?
• Un exemple de dépenses et sa comptabilité
• Comment Deskera peut-il vous aider à comptabiliser vos dépenses ?
• Points clés à retenir
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Que sont les dépenses en comptabilité ?

Les dépenses en comptabilité sont l'argent dépensé ou les coûts engagés par une entreprise dans le but de générer des revenus. Par conséquent, les dépenses en comptabilité sont le coût de faire des affaires, y compris la somme de toutes les activités qui, espérons-le, généreront des bénéfices pour vous.

Voici quelques-unes des différentes façons dont les dépenses sont définies en comptabilité :

• Les fournitures de bureau épuisent l'argent (actif)
• Les dépenses d'amortissem*nt sont une charge qui réduit la valeur comptable des biens d'équipement comme une machine ou un bâtiment. Ceci est fait afin de refléter son utilisation sur une période de temps.
• UNfrais payés d'avance, par exemple, un loyer payé d'avance, est un actif qui devient une dépense en espèces au fur et à mesure que le loyer est utilisé chaque mois.

Et ainsi de suite.

Un résumé de toutes ces dépenses est inclus dans votrereleve de revenuesous forme de déductions du revenu total. Par conséquent, pour une période donnée, les revenus moins les dépenses vous fourniront le bénéfice net que vous aurez réalisé.

Toutefois, lorsque l'on considère les dépenses pour lecomptabilité en partie doublesystème, les dépenses ne sont qu'un des cinq groupes principaux où toutes vos transactions financières sont enregistrées. Les quatre autres catégories sont les revenus,capitaux propres, actifs etPassifs. Dépenses en partie doubleTenue de livre comptesystème sont enregistrés au débit d'un compte de dépenses spécifique. Simultanément, l'écriture au crédit du même montant doit également être enregistrée, ce qui réduira vos actifs et augmentera vos passifs.

Ce qu'il faut noter ici, c'est que les dépenses telles que l'achat de terrains et d'équipements ne sont pas considérées comme de simples dépenses en comptabilité, mais plutôt comme descapitaldépenses. Cela signifie donc que ces actifs sont dépensés tout au long de leur durée de vie utile par amortissem*nt etamortissem*nt.

Différencier les dépenses et les dépenses

Alors que les dépenses sont le paiement ou l'engagement d'un passif, les dépenses représentent la consommation d'un actif. Par exemple, votre entreprise a dépensé 10 000 $ en espèces pour acheter une immobilisation. Cet actif, cependant, serait imputé en charge sur la durée de sa durée de vie utile par le biais de l'amortissem*nt.

Ainsi, alors qu'une dépense a tendance à se produire dès le départ, la comptabilisation des dépenses engagées par votre entreprise est plus susceptible de s'étaler sur une longue période de temps. Cependant, il y a toujours d'autres choses à considérer lors de la comptabilisation de vos dépenses. Par exemple, le montant de votre patrimoine et la limite de capitalisation de votre entreprise.

Coût vs dépenses en comptabilité

En comptabilité, les coûts sont utilisés en référence et spécifiquement pour les actifs de l'entreprise, en particulier pour les actifs amortissables. Le coût d'un actif comprend chaque coût impliqué dans l'achat, la livraison et la mise en place de l'actif.

Il comprend également les frais engagés pour former les employés à son utilisation. C'est sur votre entreprisebilanque les frais sont comptabilisés. Tout d'abord, le coût d'origine serait déclaré, puis l'amortissem*nt cumulé en serait soustrait, le résultat vous donnant la valeur comptable de votre actif.

En revanche, les dépenses en comptabilité sont utilisées pour déterminer le bénéfice. Pour calculer le bénéfice de votre entreprise, vos dépenses seraient simplement soustraites de vos revenus.

Cependant, ce qu'il faut retenir ici, c'est que votre comptable examinera ici deux types de dépenses : les dépenses fixes (les dépenses qui doivent être payées chaque mois même s'il n'y a pasvente) et les dépenses variables (c'est-à-dire les dépenses qui dépendent de votre nombre de ventes, et donc changent avec l'évolution de votre niveau de ventes).

L'avantage de garder une trace de vos deux dépenses tout en entreprenant votre comptabilité est que cela vous aidera à connaître leseuil de rentabilitépoint pour votre profit, vous donnant ainsi les niveaux auxquels vous pouvez maximiser votremarge bénéficiaire.

De plus, cela vous donnera également des informations précieuses sur les endroits où vous pouvez minimiser vos dépenses et économiser votre budget lorsque vous en avez besoin. Les dépenses sont comptabilisées dans le compte de résultat de votre entreprise. En fait, selon les directives de vos gouvernements fiscaux respectifs, les dépenses d'entreprise nécessaires peuvent être déduites de votre revenu imposable.

Types de dépenses en comptabilité

Bien que tous les types de dépenses affectent votreÉtats financiers, ils affecteront le plus votre compte de résultat. Les cinq principales rubriques sous lesquelles les dépenses sont déclarées dans votre compte de résultat sont :

• Coût des marchandises vendues
• Dépenses de fonctionnement
• Dépenses financières
• Dépenses extraordinaires
• Dépenses hors exploitation

Cependant, il existe d'autres types de dépenses que votre entreprise engagera et qui ne sont pas enregistrées directement dans votre compte de résultat. Tous ces types de dépenses variés dans la comptabilité de votre entreprise sont :

Coût des marchandises vendues

Le coût des marchandises vendues (COGS) correspond aux coûts engagés lors de l'acquisition des matières premières et de leur transformation en produits finis. Cependant, le COGS n'inclut pas les frais de vente et d'administration engagés par l'ensemble de votre entreprise, nicharges d'intérêtsou perte sur éléments extraordinaires.

• Pour les entreprises manufacturières, le COGS comprend les matériaux directs, la main-d'œuvre directe et les frais généraux de fabrication.
• Pour une entreprise de services, le COGS est appelé le coût des services.
• Pour une entreprise qui vend des biens et des services, on parle de coût des ventes.

Dépenses d'exploitation - Vente/Général et administratif

Les dépenses d'exploitation sont les dépenses engagées lors de la vente de biens et de services. Il comprend également les frais de publicité, le loyer de votre boutique et les salaires de vos vendeurs.

Dans les dépenses d'exploitation, les frais généraux et administratifs sont les dépenses engagées lors de l'exécution du cœur de métier de votre entreprise. Il s'agit de la R&D, des salaires des dirigeants, des frais de déplacement et de formation et des dépenses informatiques.

Dépenses financières

Des frais financiers sont engagés lorsque votre entreprise emprunte de l'argent auprès de créanciers et de prêteurs. Ce sont donc ces dépenses qui ne relèvent pas du cœur de métier de votre entreprise. Par exemple, les intérêts sur l'argent emprunté, les frais de montage de prêt.

Dépenses extraordinaires

Il s'agit des dépenses engagées en dehors des activités commerciales régulières de votre entreprise et lors d'un grand événement ponctuel ou de transactions. Par exemple, vente d'un terrain, cession d'un actif important, mise à pied de vos employés, réparation ou remplacement imprévu de machine.

Dépenses hors exploitation

Il s'agit des dépenses qui ne peuvent être reliées aux revenus d'exploitation. L'un des exemples les plus courants de dépenses hors exploitation est la charge d'intérêts. En effet, bien que les intérêts représentent le coût d'emprunt de l'argent auprès d'un créancier ou d'une banque, ils ne génèrent aucun revenu d'exploitation. Cela fait des paiements d'intérêts une partie des dépenses non opérationnelles.

Dépenses non monétaires

Sous leméthode de comptabilité d'exercice,dépenses hors caissesont les dépenses qui ne sont pas payées directement en espèces. Ils sont cependant enregistrés dans le compte de résultat de votre entreprise. Par exemple, l'amortissem*nt est une dépense hors trésorerie, car il réduit votre bénéfice net tout en n'entraînant aucune sortie de trésorerie non plus. Son opération comptable serait la suivante :

• Un débit sur un compte de charge d'amortissem*nt, un crédit sur un compte d'actif de contrepartie, c'est-à-diredépréciation accumulée
• Au bilan, la valeur comptable de cet actif est diminuée de l'amortissem*nt cumulé.

Par conséquent, les charges sont les comptes de résultat qui sont débités d'un compte, tandis qu'un crédit correspondant est comptabilisé sur un compte d'actif ou de passif en contrepartie.

Dépenses payées d'avance

Lorsque votre entreprise a payé une dépense à l'avance, celle-ci n'est pas comptabilisée comme une dépense mais plutôt comme un actif appelé « dépenses payées d'avance ». Lorsque les dépenses associées sont engagées par votre entreprise, le compte de dépenses prépayées est crédité, et le compte de dépenses correspondant est débité.

Par exemple, votre entreprise a payé son loyer pour toute l'année à l'avance en janvier même. À ce moment-là, ce montant serait enregistré comme un compte d'actif de loyers payés d'avance. À la fin de chaque mois, cependant, lorsqu'un mois de loyer a déjà été engagé, une partie du loyer payé d'avance sera créditée, tandis que simultanément, la charge de loyer sera débitée en reconnaissance de la charge de loyer encourue.

Dépenses accrues

Lorsque votre entreprise a engagé une dépense mais qu'elle n'a pas encore été payée, un compte de passif correspondant doit être comptabilisé, intitulé "dépenses accrues.” Cela garantira que votre dépense est enregistrée dans la même période au cours de laquelle elle a été engagée.

Par exemple, si votre entreprise a payé son loyer de décembre 2021, en janvier 2022, et que votre entreprise n'a comptabilisé le loyer que lorsqu'il a été effectivement payé, dans ce cas, la charge de loyer de l'année 2021 deviendra la charge de loyer de l'année 2022 surévaluée.

Frais fixes

Ce sont les dépenses qui ne changeront pas sur une période de temps et qui sont payées comme convenu dans un accord entre les parties concernées. Même si les dépenses fixes changent, ce ne serait que par une faible marge. De plus, les dépenses fixes ne dépendent pas du nombre d'unités que vous produisez ou vendez. Par exemple, le loyer, les salaires, les avantages sociaux, les salaires fixes.

Charges variables

Ce sont ces dépenses qui varient beaucoup, principalement d'un mois à l'autre, et font partie des dépenses les plus importantes de votre entreprise. Les dépenses variables dépendent du nombre d'unités que vous produisez ou vendez. Par exemple, la masse salariale d'une entreprise qui embauche un grand nombre de pigistes, les dépenses en heures supplémentaires, les commissions, etc.

Comment les dépenses sont-elles enregistrées en comptabilité ?

Vous devrez ventiler les dépenses et les revenus de votre entreprise dans votre compte de résultat. Cependant, il y a plusieurs choses sérieuses à comprendre lors de la comptabilisation de vos dépenses.

Par exemple, si vous avez acheté un bien pour un montant inférieur au plafond de capitalisation de votre entreprise, alors il est à comptabiliser en charge en une seule fois. Cependant, si le montant d'achat de votre actif est supérieur à la limite de capitalisation de votre entreprise, il doit être enregistré comme un actif et imputé aux dépenses ultérieurement lorsque l'actif est utilisé.

Les transactions les plus courantes que la comptabilisation des dépenses ont tendance à impliquer sont :

• Débit aux dépenses, crédit aux espèces - Reflète un paiement en espèces.
• Débit aux dépenses, crédit aux comptes créditeurs - Reflète un achat effectué à crédit.
• Débit aux dépenses, crédit au compte d'actif - Reflète l'imputation des dépenses sur un actif. Par exemple, facturer l'amortissem*nt d'une immobilisation.
• Débit aux dépenses, crédit aux autres comptes de passif - Reflète un paiement qui n'implique pas de dettes fournisseurs comme le paiement d'intérêts sur un prêt, les charges à payer, etc.

Par conséquent, selon que vous suivez la méthode de comptabilité d'exercice ouméthode de comptabilité de caisse, toncomptableoucomptableenregistrera vos dépenses en conséquence.

Méthode de comptabilité de caisse

Lorsque votre entreprise suit la méthode de comptabilité de caisse, vos dépenses ne seront enregistrées que lorsque l'argent réel aura été payé. Par exemple, une dépense de services publics engagée par votre entreprise en avril serait enregistrée comme une dépense en avril même si vous suivez la comptabilité d'exercice. Cependant, comme vous suivez la méthode de comptabilité de caisse, cette dépense sera enregistrée en mai, lorsque vous aurez payé en espèces pour la couvrir.

Méthode de comptabilité d'exercice

En revanche, si votre entreprise suit la comptabilité d'exercice, la dépense pour les biens ou services sera enregistrée lorsque son obligation légale sera remplie, c'est-à-dire lorsque les services auront été fournis et les biens reçus.

La comptabilité d'exercice est basée sur laprincipe du rapprochement- ce qui signifie que les dépenses sont comptabilisées dans la même période au cours de laquelle les revenus correspondants sont comptabilisés. Cela garantit que les bénéfices exacts sont reflétés au cours de chaque période comptable.

Par exemple, si vos marchandises sont vendues en février, le coût des marchandises vendues ainsi que les revenus seront enregistrés le même mois. En fait, selon cette méthode de comptabilisation, si votre entreprise a engagé un montant mineur de dépenses qui ne sera pas utilisé pendant une longue période, le montant total sera immédiatement enregistré comme une dépense. Cela évitera à votre personnel comptable d'avoir à le traiter comme un atout, puis à suivre et enregistrer ses dépenses.

Un exemple de dépenses et sa comptabilité

En regardant le compte de résultat 2017 d'Amazon, qui répertorie leurs principales catégories de dépenses, vous pourrez voir qu'Amazon a séparé ses coûts en 2 catégories :

• Dépenses d'exploitation - le coût des ventes,commercialisation, réalisation, technologie et contenu, général et administratif, etc.
• Dépenses non opérationnelles - charges (et revenus) d'intérêts, autres dépenses (et revenus)

Amazon a même prélevé une provision d'impôts sur le revenu selon le revenutranche d'impositionil est applicable pour. En outre, il a même comptabilisé son activité d'investissem*nt selon la méthode de la mise en équivalence.

Comment Deskera peut-il vous aider à comptabiliser vos dépenses ?

Pour faire de la comptabilité de vos dépenses un processus sans tracas, vous devez utiliserLivres de Deskera. Deskera Books est un logiciel de comptabilité en ligne qui rendra vos processus derapport financieretauditplus facile, plus rapide et plus efficace.

Deskera Books est également livré avec des codes fiscaux, des règles comptables et des plans comptables préconfigurés. Cela vous assurera de ne pas manquer les avantages des dépenses déductibles d'impôt. De plus, il gardera une trace de toutes vos dépenses et conservera vos états financiers etKPI financiersmis à jour en temps réel.

Enfin, vous pouvez même faire en sorte que vos comptables ou comptables, ouCPAune partie de votre compte Deskera Books en leur donnant accès via un lien d'invitation. Ainsi, avec Deskera Books, vous pouvez vous concentrer sur d'autres activités de votre entreprise comme gagnerfidélité du consommateur, augmenter les ventes et devenir positifcommentaires des clients, tandis que le logiciel s'occupe de toute votre comptabilité nécessaire au reporting et à la conformité.

Points clés à retenir

Les dépenses en comptabilité sont engagées pour générer des revenus immédiatement ou dans un proche avenir, selon le type de dépenses que vous avez engagées et le type d'entreprise que vous possédez.

Habituellement, les dépenses sont comptabilisées dans le compte de résultat de votre entreprise. Cependant, il y en a qui sont des dépenses hors caisse comme l'amortissem*nt, auquel cas elles sont comptabilisées dans d'autres états financiers pertinents.

Les différents types de dépenses sont :

• Coût des marchandises vendues
• Dépenses de fonctionnement
• Dépenses financières
• Dépenses extraordinaires
• Dépenses hors exploitation
• Dépenses non monétaires
• Dépenses payées d'avance
• Dépenses accrues
• Frais fixes
• Charges variables

En matière de comptabilité, selon que vous suivez une méthode de comptabilité de caisse ou une méthode de comptabilité d'exercice, la comptabilisation de vos dépenses est déterminée, le type de dépense jouant également un rôle important dans la manière dont elle sera comptabilisée.

Ce qu'il faut également noter, c'est que même si toutes les dépenses que votre entreprise engagera ne peuvent pas être déductibles d'impôt, certaines le seront. Ces dépenses comprennent la dépréciation, l'amortissem*nt, les salaires, le loyer, les salaires, le marketing, la publicité, la promotion, etc. Quelles dépenses sont déductibles d'impôt et lesquelles ne varient pas d'une région à l'autre et d'un pays à l'autre. La meilleure façon d'avoir une comptabilité efficace de vos dépenses est donc d'utiliser Deskera Books.

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